ERA – E-Rechnungs-Software für kleine Betriebe
Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format schreiben, empfangene E-Rechnungen prüfen und alles revisionssicher aufbewahren – in einer Anwendung, die auf Ihrem eigenen Server läuft. Von uns entwickelt, von uns eingerichtet und betreut.
Die E-Rechnung ist Pflicht. Die Software dafür muss trotzdem einfach bleiben.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können – und in den nächsten Jahren müssen alle sie auch selbst ausstellen. Für große Betriebe erledigt das die ERP-Software. Kleine Betriebe, Handwerker und Selbstständige stehen dagegen vor teuren Abos oder Portalen, in die sie ihre Buchhaltung hochladen sollen.
Genau dafür haben wir unsere eigene Lösung entwickelt: ERA, den E-Rechnungs-Assistenten – eine Web-Anwendung, die Sie im Browser bedienen, die aber auf Ihrem Server im eigenen Netz läuft. Ihre Rechnungsdaten verlassen das Haus nicht, es gibt keine Nutzerzahl-Falle und keine Cloud, die morgen den Preis erhöht.
ERA schreibt nicht nur Rechnungen. Sie führen darin Ihre Kunden und Projekte, rechnen größere Aufträge in Abschlägen ab, sehen auf einen Blick, wer noch nicht gezahlt hat, und lassen jeden erhaltenen Beleg prüfen, bevor Sie ihn bezahlen.
Wir liefern die Software nicht als Download über die Ladentheke, sondern richten sie bei Ihnen ein, übernehmen Ihr Rechnungslayout und zeigen Ihnen, wie Sie damit arbeiten. Danach bleiben wir für Updates und Fragen erreichbar.
Wer muss wann?
Die Pflicht kommt in Stufen – empfangen müssen Sie schon heute.
- seit 2025
E-Rechnungen empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen und acht Jahre aufbewahren können – unabhängig von der Betriebsgröße.
- ab 2027
Ausstellen ab 800.000 €
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen selbst als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfaches PDF reichen dann nicht mehr.
- ab 2028
Ausstellen für alle
Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – auch für kleine Betriebe und Kleinunternehmer.
Kurz gesagt: Wer heute schon sauber empfängt und ablegt, hat den Umstieg hinter sich, bevor er drängt. Angaben ohne Gewähr – für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Rechnungen schreiben
Rechnungen im Pflichtformat schreiben
Aus dem Formular entsteht eine XRechnung 3.0 (UBL 2.1 nach EN 16931) – das Format, das Behörden und Geschäftskunden verlangen.
Eine Datei für Mensch und Maschine
Export als PDF/A-3b mit eingebetteter XRechnung nach dem ZUGFeRD-/Factur-X-Prinzip: Ihr Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch ein. Die erzeugten Dateien bestehen die Prüfung des Mustang-Validators.
Alle gängigen Steuerfälle
Regelbesteuerung, Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Steuerbefreiung (§ 4), Reverse Charge (§ 13b, inkl. Fallgruppe und Freistellungsbescheinigung), innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr und Differenzbesteuerung (§ 25a) – mit dem jeweils vorgeschriebenen Hinweistext.
Nachlässe, Zuschläge und Skonto
Rabatte, Boni und Zuschläge werden als eigene Angabe geführt statt still in die Einzelpreise gerechnet (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Die Skontovereinbarung steht auf dem Beleg und maschinenlesbar in den Zahlungsbedingungen.
Arbeitskosten nach § 35a EStG
Positionen als Arbeits-, Fahrt-, Maschinen- oder Materialkosten kennzeichnen: Der begünstigte Anteil wird gesondert ausgewiesen, damit Privatkunden ihn absetzen können – ein echtes Verkaufsargument im Handwerk.
Storno, Teilstorno und Gutschrift
Eine ausgestellte Rechnung wird per Klick durch eine ordentliche Stornorechnung aufgehoben – komplett, nur einzelne Positionen und Teilmengen, oder als reine Minderung des Betrags (§ 17 Abs. 1 UStG), wenn Sie einen Nachlass gewähren, ohne die Leistung zurückzunehmen.
Export für die Steuerberatung
Rechnungen eines Zeitraums als ZIP herunterladen – mit Schnellauswahl für Quartale und Geschäftsjahre: CSV-Tabellen, GDPdU-index.xml, die Originaldateien und ein Prüfprotokoll. Eine Datei für Steuerberater oder Betriebsprüfung.
Ihr Rechnungslayout
Farben, Schrift, Tabellenstil, Schlusstext, Fußzeile und Logo lassen sich einstellen – mit Live-Vorschau. Ihre Rechnung sieht danach aus wie Ihre Rechnung, nicht wie ein Standardformular.
Erhaltene Rechnungen – geprüft, bevor Sie zahlen
Jeder hochgeladene Beleg wird formell geprüft und nachgerechnet. Die Prüfung beantwortet die Frage, die Sie vor der Zahlung tatsächlich haben: Darf ich daraus die Vorsteuer ziehen, und stimmt der Beleg überhaupt?
Einlesen statt abtippen
XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien in beiden Syntaxen (UBL und CII) sowie PDFs hochladen – Nummer, Absender und Beträge werden automatisch ausgelesen und der Beleg sauber abgelegt.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Geprüft wird, was der Vorsteuerabzug voraussetzt: vollständige Anschrift des Lieferanten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Menge und Art der Leistung, Steuerbetrag oder Befreiungshinweis.
Nachgerechnet
Netto plus Steuer gegen den Bruttobetrag, die Summe der Positionen gegen den ausgewiesenen Nettobetrag – und die IBAN gegen ihre Prüfziffer. Ein Zahlendreher in der Bankverbindung fällt so vor der Überweisung auf.
Schutz vor Doppelzahlung
Liegt von demselben Lieferanten bereits ein Beleg mit dieser Rechnungsnummer vor, wird darauf hingewiesen. Ebenso, wenn die Rechnung gar nicht an Ihre Firma gerichtet ist.
Kleinbetragsrechnungen
Bis 250 € brutto gelten die erleichterten Anforderungen des § 33 UStDV. Solche Belege werden nicht beanstandet, nur weil Empfängerangaben oder Rechnungsnummer fehlen – dort sind sie nämlich nicht vorgeschrieben.
Reine PDFs bleiben möglich
Der Upload wird nie aufgehalten: Auch ein mangelhafter Beleg wird gespeichert – aufzubewahren ist er ohnehin. Und wer noch kein E-Rechnungs-Format schickt, soll Sie nicht ausbremsen; Sie bekommen dann den Hinweis, von Hand zu prüfen.
Nur ein echter Mangel setzt das Urteil auf „kein Vorsteuerabzug“. Eine Warnung ist ein Anlass hinzusehen, kein Grund, die Rechnung zurückzuweisen. Fehlt eine Pflichtangabe, merken Sie es hier – und nicht erst, wenn die Betriebsprüfung den Abzug versagt und der Lieferant längst nicht mehr erreichbar ist.
Für alle, die nicht in einem Zug abrechnen
Größere Aufträge werden selten mit einer einzigen Rechnung beglichen. Die drei Wege dahin unterscheiden sich nicht in den Zahlen, wohl aber darin, wann die Umsatzsteuer entsteht.
Abschlagsrechnung
Geld anfordern, bevor die Leistung erbracht ist – etwa nach Baufortschritt. Die Steuer entsteht erst mit der Zahlung; der Beleg trägt den Pflichthinweis und nennt kein Leistungsdatum, das eine bereits erbrachte Leistung behaupten würde.
Teilrechnung
Ein abgrenzbarer Teil ist vereinbart, erbracht und abgenommen – ein fertiger Bauabschnitt zum Beispiel. Damit liegt eine eigenständige Teilleistung vor, die in der Schlussrechnung nicht noch einmal auftaucht.
Schlussrechnung
Sie rechnet den Auftrag ab und setzt die vorausgegangenen Abschläge mit Entgelt und Steuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG) – automatisch, aus dem Projekt heraus. Fehlt dieser Abzug, ist die Umsatzsteuer ein zweites Mal ausgewiesen und wird nach § 14c Abs. 1 UStG zusätzlich geschuldet.
Projekte als Klammer
Bezeichnung, Projektnummer, Kunde, Leistungsort und optional die Auftragssumme. Alle Rechnungen eines Auftrags hängen daran – die nächste legen Sie direkt aus dem Projekt heraus mit der passenden Abrechnungsart an.
Stand des Auftrags
Die Projektübersicht zeigt, wie viel des Auftrags abgerechnet, wie viel davon bezahlt und wie viel noch offen ist – und welche Abschläge in der Schlussrechnung noch abzusetzen sind.
Bauleistungen richtig gekennzeichnet
Für Bauleistungen verlangt die XRechnung eigene Rechnungsarten für Abschlag und Schlussrechnung. Das Projekt trägt das Kennzeichen, die Rechnung übernimmt es – niemand muss sich Codes merken.
Der doppelte Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung ist der teuerste und zugleich häufigste Fehler bei einer Abrechnung in Stufen. Deshalb übernimmt ERA den Abzug selbst, statt sich darauf zu verlassen, dass jemand daran denkt.
Was den Alltag leichter macht
Kundenstamm
Rechnungsempfänger einmal hinterlegen – Anschrift, USt-IdNr., Ansprechpartner, Leitweg-ID und Zahlungsziel – und beim Schreiben auswählen. Das spart nicht nur Tipparbeit: Eine abweichend geschriebene Anschrift ist ein Mangel, der dem Empfänger den Vorsteuerabzug kosten kann.
Mehrere Mitarbeiter, ein Rechnungsbestand
Rechnungen gehören der Firma, nicht dem einzelnen Konto. Alle Mitarbeiter sehen denselben Bestand, das Protokoll hält trotzdem fest, wer was getan hat. Wer für mehrere Betriebe arbeitet, wählt die Firma nach der Anmeldung und wechselt sie jederzeit.
Firmendaten auf dem Server
Ihre eigenen Angaben als Rechnungssteller liegen zentral statt im Browser des einzelnen Rechners. Sie überstehen einen Rechnerwechsel, und alle stellen Rechnungen mit derselben Anschrift und derselben Bankverbindung aus.
Rechnung als Vorlage
„Gleicher Kunde, gleiche Leistung, neuer Monat“ ist der häufigste Fall – daraus wird per Klick eine neue Rechnung. Die Nummer bleibt leer, weil sie nur einmal vergeben werden darf; die zuletzt vergebene steht zur Erinnerung unter dem Feld.
Fälligkeiten auf einen Blick
Die Übersicht zeigt getrennt, was Ihre Kunden Ihnen schulden und was Sie selbst bezahlen müssen – überfällig zuerst. Das Fälligkeitsdatum wird aus dem Zahlungsziel des Kunden vorbelegt.
Teilzahlungen erfassen
Eingegangene Zahlungen mit Datum, Betrag und Hinweis festhalten; der noch offene Betrag steht an der Rechnung, in der Fälligkeitsliste und in den Summen. Der Status springt selbständig auf „Teilweise bezahlt“ bzw. „Bezahlt“ – der Beleg selbst bleibt unverändert.
Suche über alle Rechnungen
Eine Zeile genügt: Die Übersicht filtert geschriebene und erhaltene Rechnungen nach Käufer oder Verkäufer, mehrere Suchwörter in beliebiger Reihenfolge.
Hell und dunkel
Dieselbe Gestaltung wie diese Website, mit hellem und dunklem Erscheinungsbild – für alle, die den ganzen Tag damit arbeiten.
Nach GoBD gebaut – nicht nachträglich drangeschraubt
Die Unveränderlichkeit steckt in der Anwendung und in der Datenbank, nicht nur in der Bedienoberfläche.
Festgeschrieben statt gelöscht
Solange eine Rechnung Entwurf ist, lässt sie sich frei ändern. Ab dem Festschreiben ist sie unveränderlich und wird nur noch storniert – Datensatz und Datei bleiben erhalten.
Protokoll mit Hash-Kette
Jede Aktion landet in einem Protokoll, in dem jeder Eintrag den Hash seines Vorgängers enthält. Nachträgliches Ändern bricht die Kette und wird auf Knopfdruck nachgewiesen.
Eindeutige Rechnungsnummern
Jede Nummer wird nur einmal vergeben (§ 14 UStG) – erzwungen von der Datenbank, nicht nur vom Formular.
Geprüfte Dateien
Zu jeder abgelegten XML- oder PDF-Datei wird eine Prüfsumme gespeichert und beim Download kontrolliert. Weicht der Inhalt ab, wird der Download abgelehnt.
Aufbewahrungsfristen im Blick
Die Übersicht zeigt Rechnungen, deren achtjährige Frist abgelaufen ist. Gelöscht wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung – passend zum mitgelieferten Löschkonzept.
Unterlagen inklusive
Zur Software gehören eine ausführliche Verfahrensdokumentation und ein Löschkonzept als Vorlage – beides brauchen Sie für den ordnungsgemäßen Betrieb ohnehin.
Ehrlich gesagt: Eine amtliche „GoBD-Zertifizierung“ für Software gibt es nicht – wer damit wirbt, verkauft Ihnen ein Siegel, das niemand vergibt. Die Software ist konsequent nach den GoBD-Anforderungen gebaut; die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Betrieb bleibt beim Unternehmen.
Wie Sie die Software bekommen
Nutzung im Unternehmen
Die Software wird lizenziert, nicht als Massenware verkauft. Umfang, Nutzerzahl und Laufzeit halten wir in einem schlichten Lizenzvertrag fest – passend zur Größe Ihres Betriebs.
Installation auf Ihrem Server
Wir installieren die Anwendung bei Ihnen im Netz – auf vorhandener Hardware oder auf einem kleinen Server, den wir mitliefern – inklusive Benutzerkonten, HTTPS, Sicherung und Ihrem Rechnungslayout.
Updates & Ansprechpartner
Ändern sich die gesetzlichen Vorgaben, passen wir die Software an. Auf Wunsch mit fester Wartung, sonst auf Zuruf – Sie erreichen direkt die Person, die die Software entwickelt hat.
Wir nennen keine Fantasiepreise, ohne Ihren Betrieb zu kennen.
Was Sie zahlen, hängt davon ab, wie viele Leute damit arbeiten und wie viel Einrichtung nötig ist – Sie bekommen ein Festpreis-Angebot, bevor irgendetwas installiert wird. Das Erstgespräch und die Vorführung sind kostenlos.
Von der Vorführung bis zur ersten Rechnung
Vorführung
Wir zeigen Ihnen die Anwendung an einem echten Beispiel – remote oder bei Ihnen vor Ort.
Angebot
Sie erhalten ein Angebot mit Lizenz, Einrichtung und optionaler Betreuung. Keine versteckten Posten.
Einrichtung
Installation im eigenen Netz, Benutzerkonten anlegen, Firmendaten und Rechnungslayout übernehmen.
Einweisung
Eine ruhige Einweisung für alle, die damit arbeiten – danach schreiben Sie Ihre erste E-Rechnung selbst.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail nicht mehr?
Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die Software auslesen kann – also XRechnung oder ein Hybridformat wie ZUGFeRD. Genau das erzeugt unsere Software; das eingebettete PDF sieht dabei weiterhin aus wie Ihre gewohnte Rechnung.
Ich bin Kleinunternehmer – betrifft mich das überhaupt?
Ja, beim Empfang: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen und aufbewahren können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen. Die Software kennt den Kleinunternehmer-Fall nach § 19 UStG und setzt den vorgeschriebenen Hinweis automatisch.
Wir rechnen in Abschlägen ab – kann die Software das?
Ja, und zwar genau die Unterscheidung, an der es meistens hängt: Abschlagsrechnung, Teilrechnung über eine abgenommene Teilleistung und Schlussrechnung. Alle Rechnungen eines Auftrags hängen an einem Projekt; die Schlussrechnung setzt die vorausgegangenen Abschläge mit Entgelt und Steuer automatisch ab (§ 14 Abs. 5 UStG). Bauleistungen werden dabei mit der dafür vorgesehenen Rechnungsart gekennzeichnet.
Können mehrere Mitarbeiter damit arbeiten?
Ja. Rechnungen, Kunden und Firmendaten gehören der Firma, nicht dem einzelnen Konto – alle Mitarbeiter arbeiten auf demselben Bestand, und das Protokoll hält fest, wer was getan hat. Wer für mehrere Betriebe tätig ist, etwa als Inhaber zweier Firmen, wählt nach der Anmeldung die Firma und wechselt sie jederzeit.
Wo liegen meine Rechnungsdaten?
Auf Ihrem eigenen Server in Ihrem Netz. Es gibt keine Cloud-Pflicht, keinen fremden Anbieter dazwischen und keine Weitergabe an Dritte. Wer von unterwegs arbeiten möchte, bekommt einen abgesicherten Zugang – das richten wir mit ein.
Was ist, wenn sich die Vorgaben wieder ändern?
Dann passen wir die Software an. Da wir sie selbst entwickelt haben, hängen Sie nicht am Fahrplan eines großen Herstellers. Änderungen aus gesetzlichen Anpassungen sind Teil der Betreuung.
Ersetzt die Software meine Buchhaltung oder meine Steuerberatung?
Nein. Sie erstellt, verwaltet und archiviert Rechnungen und liefert der Steuerberatung einen sauberen Export. Die steuerliche Beratung und die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit bleiben, wo sie hingehören – bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Kann ich sie vorher ausprobieren?
Ja. Wir führen sie Ihnen in Ruhe vor und richten auf Wunsch eine Testinstallation ein, mit der Sie ein paar Wochen echte Rechnungen schreiben können, bevor Sie sich entscheiden.
E-Rechnung wird Pflicht – die Umstellung muss trotzdem nicht wehtun.
Vorführung anfragen