E-Rechnungs-Software für kleine Betriebe
Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format schreiben, empfangene E-Rechnungen einlesen und alles revisionssicher aufbewahren – in einer Anwendung, die auf Ihrem eigenen Server läuft. Von uns entwickelt, von uns eingerichtet und betreut.
Die E-Rechnung ist Pflicht. Die Software dafür muss trotzdem einfach bleiben.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können – und in den nächsten Jahren müssen alle sie auch selbst ausstellen. Für große Betriebe erledigt das die ERP-Software. Kleine Betriebe, Handwerker und Selbstständige stehen dagegen vor teuren Abos oder Portalen, in die sie ihre Buchhaltung hochladen sollen.
Genau dafür haben wir unsere eigene Lösung entwickelt: eine Web-Anwendung, die Sie im Browser bedienen, die aber auf Ihrem Server im eigenen Netz läuft. Ihre Rechnungsdaten verlassen das Haus nicht, es gibt keine Nutzerzahl-Falle und keine Cloud, die morgen den Preis erhöht.
Wir liefern die Software nicht als Download über die Ladentheke, sondern richten sie bei Ihnen ein, übernehmen Ihr Rechnungslayout und zeigen Ihnen, wie Sie damit arbeiten. Danach bleiben wir für Updates und Fragen erreichbar.
Wer muss wann?
Die Pflicht kommt in Stufen – empfangen müssen Sie schon heute.
- seit 2025
E-Rechnungen empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen und acht Jahre aufbewahren können – unabhängig von der Betriebsgröße.
- ab 2027
Ausstellen ab 800.000 €
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen selbst als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfaches PDF reichen dann nicht mehr.
- ab 2028
Ausstellen für alle
Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – auch für kleine Betriebe und Kleinunternehmer.
Kurz gesagt: Wer heute schon sauber empfängt und ablegt, hat den Umstieg hinter sich, bevor er drängt. Angaben ohne Gewähr – für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Was die Software kann
Rechnungen im Pflichtformat schreiben
Aus dem Formular entsteht eine XRechnung 3.0 (UBL 2.1 nach EN 16931) – das Format, das Behörden und Geschäftskunden verlangen.
Eine Datei für Mensch und Maschine
Export als PDF mit eingebetteter XRechnung nach dem ZUGFeRD-/Factur-X-Prinzip: Ihr Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch ein.
Erhaltene Rechnungen einlesen
XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien (UBL und CII) sowie PDFs hochladen – Nummer, Absender und Beträge werden automatisch ausgelesen und der Beleg sauber abgelegt.
Alle gängigen Steuerfälle
Regelbesteuerung, Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Steuerbefreiung (§ 4), Reverse Charge (§ 13b, inkl. Fallgruppe und Freistellungsbescheinigung), innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr und Differenzbesteuerung (§ 25a) – mit dem jeweils vorgeschriebenen Hinweistext.
Arbeitskosten nach § 35a EStG
Positionen als Arbeits-, Fahrt-, Maschinen- oder Materialkosten kennzeichnen: Der begünstigte Anteil wird gesondert ausgewiesen, damit Privatkunden ihn absetzen können – ein echtes Verkaufsargument im Handwerk.
Storno und Teilstorno
Eine ausgestellte Rechnung wird per Klick durch eine ordentliche Stornorechnung aufgehoben – wahlweise komplett oder nur einzelne Positionen und Teilmengen.
Export für die Steuerberatung
Rechnungen eines Zeitraums als ZIP herunterladen: CSV-Tabellen, GDPdU-index.xml, die Originaldateien und ein Prüfprotokoll – eine Datei für Steuerberater oder Betriebsprüfung.
Ihr Rechnungslayout
Farben, Schrift, Tabellenstil, Schlusstext, Fußzeile und Logo lassen sich einstellen – mit Live-Vorschau. Ihre Rechnung sieht danach aus wie Ihre Rechnung, nicht wie ein Standardformular.
Nach GoBD gebaut – nicht nachträglich drangeschraubt
Die Unveränderlichkeit steckt in der Anwendung und in der Datenbank, nicht nur in der Bedienoberfläche.
Festgeschrieben statt gelöscht
Solange eine Rechnung Entwurf ist, lässt sie sich frei ändern. Ab dem Festschreiben ist sie unveränderlich und wird nur noch storniert – Datensatz und Datei bleiben erhalten.
Protokoll mit Hash-Kette
Jede Aktion landet in einem Protokoll, in dem jeder Eintrag den Hash seines Vorgängers enthält. Nachträgliches Ändern bricht die Kette und wird auf Knopfdruck nachgewiesen.
Eindeutige Rechnungsnummern
Jede Nummer wird nur einmal vergeben (§ 14 UStG) – erzwungen von der Datenbank, nicht nur vom Formular.
Geprüfte Dateien
Zu jeder abgelegten XML- oder PDF-Datei wird eine Prüfsumme gespeichert und beim Download kontrolliert. Weicht der Inhalt ab, wird der Download abgelehnt.
Aufbewahrungsfristen im Blick
Die Übersicht zeigt Rechnungen, deren achtjährige Frist abgelaufen ist. Gelöscht wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung – passend zum mitgelieferten Löschkonzept.
Unterlagen inklusive
Zur Software gehören eine ausführliche Verfahrensdokumentation und ein Löschkonzept als Vorlage – beides brauchen Sie für den ordnungsgemäßen Betrieb ohnehin.
Ehrlich gesagt: Eine amtliche „GoBD-Zertifizierung“ für Software gibt es nicht – wer damit wirbt, verkauft Ihnen ein Siegel, das niemand vergibt. Die Software ist konsequent nach den GoBD-Anforderungen gebaut; die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Betrieb bleibt beim Unternehmen.
Wie Sie die Software bekommen
Nutzung im Unternehmen
Die Software wird lizenziert, nicht als Massenware verkauft. Umfang, Nutzerzahl und Laufzeit halten wir in einem schlichten Lizenzvertrag fest – passend zur Größe Ihres Betriebs.
Installation auf Ihrem Server
Wir installieren die Anwendung bei Ihnen im Netz – auf vorhandener Hardware oder auf einem kleinen Server, den wir mitliefern – inklusive Benutzerkonten, HTTPS, Sicherung und Ihrem Rechnungslayout.
Updates & Ansprechpartner
Ändern sich die gesetzlichen Vorgaben, passen wir die Software an. Auf Wunsch mit fester Wartung, sonst auf Zuruf – Sie erreichen direkt die Person, die die Software entwickelt hat.
Wir nennen keine Fantasiepreise, ohne Ihren Betrieb zu kennen.
Was Sie zahlen, hängt davon ab, wie viele Leute damit arbeiten und wie viel Einrichtung nötig ist – Sie bekommen ein Festpreis-Angebot, bevor irgendetwas installiert wird. Das Erstgespräch und die Vorführung sind kostenlos.
Von der Vorführung bis zur ersten Rechnung
Vorführung
Wir zeigen Ihnen die Anwendung an einem echten Beispiel – remote oder bei Ihnen vor Ort.
Angebot
Sie erhalten ein Angebot mit Lizenz, Einrichtung und optionaler Betreuung. Keine versteckten Posten.
Einrichtung
Installation im eigenen Netz, Benutzerkonten anlegen, Firmendaten und Rechnungslayout übernehmen.
Einweisung
Eine ruhige Einweisung für alle, die damit arbeiten – danach schreiben Sie Ihre erste E-Rechnung selbst.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail nicht mehr?
Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die Software auslesen kann – also XRechnung oder ein Hybridformat wie ZUGFeRD. Genau das erzeugt unsere Software; das eingebettete PDF sieht dabei weiterhin aus wie Ihre gewohnte Rechnung.
Ich bin Kleinunternehmer – betrifft mich das überhaupt?
Ja, beim Empfang: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen und aufbewahren können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen. Die Software kennt den Kleinunternehmer-Fall nach § 19 UStG und setzt den vorgeschriebenen Hinweis automatisch.
Wo liegen meine Rechnungsdaten?
Auf Ihrem eigenen Server in Ihrem Netz. Es gibt keine Cloud-Pflicht, keinen fremden Anbieter dazwischen und keine Weitergabe an Dritte. Wer von unterwegs arbeiten möchte, bekommt einen abgesicherten Zugang – das richten wir mit ein.
Was ist, wenn sich die Vorgaben wieder ändern?
Dann passen wir die Software an. Da wir sie selbst entwickelt haben, hängen Sie nicht am Fahrplan eines großen Herstellers. Änderungen aus gesetzlichen Anpassungen sind Teil der Betreuung.
Ersetzt die Software meine Buchhaltung oder meine Steuerberatung?
Nein. Sie erstellt, verwaltet und archiviert Rechnungen und liefert der Steuerberatung einen sauberen Export. Die steuerliche Beratung und die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit bleiben, wo sie hingehören – bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Kann ich sie vorher ausprobieren?
Ja. Wir führen sie Ihnen in Ruhe vor und richten auf Wunsch eine Testinstallation ein, mit der Sie ein paar Wochen echte Rechnungen schreiben können, bevor Sie sich entscheiden.
E-Rechnung wird Pflicht – die Umstellung muss trotzdem nicht wehtun.
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